L'outil remplace l'Excel « Outil de préparation des paies », le classeur « Particularités salaires » et la liste SharePoint « Enqueteurs terrain ». La paie des vacataires SPEKTY se prépare entre J-5 et J+5 de la fin du mois : on importe l'export Flow des missions, l'outil y ajoute les particularités, produit l'export Nibelis, calcule les EVP, aide à leur saisie, produit les annexes et certificats, puis les envoie par mail à chaque intervenant.

Accès : user (Collaborateurs, Particularités), paie (+ Génération paie), admin (+ Paramétrage). Réservé aux rôles paie et admin : la saisie des acomptes et primes exceptionnelles (types « réservés paie », réglables dans Paramètres) et la modification du matricule Nibelis et du barème IK d'un collaborateur.

Session : déconnexion automatique après 2 h sans activité (et au plus tard 12 h après la connexion). Le bouton Déconnexion ferme la session sur tous les appareils.

Un collaborateur = un vacataire : e-mail Flow (doit être identique à celui de Flow), nom et prénom Nibelis (écrits exactement comme dans Nibelis : ils servent à retrouver les lignes de l'écran de saisie et les certificats), matricule Nibelis, et un éventuel barème IK spécifique (sinon le barème par défaut des Paramètres).

Un collaborateur qui a un historique ne se supprime pas : décochez « Actif ».

Tutorats, formations, oublis de mission, temps divers, remboursements de frais ou de km, acomptes et primes exceptionnelles. Les champs à remplir (temps, km, montant) dépendent du type. Le libellé apparaît sur l'annexe de paie de l'intervenant.

• À intégrer : payée sur la prochaine paie, quelle que soit sa date. Exception : les frais d'un vacataire qui n'a aucun temps de travail sur cette paie (pas de bulletin possible) — l'équipe paie choisit alors, ligne par ligne, de les reporter au mois suivant ou de les rembourser par virement hors paie.
• Différée : mise de côté jusqu'au mois indiqué (ou sans date : jusqu'à ce qu'on la repasse « à intégrer »).
• Hors paie : ne passe pas en paie, par exemple une ligne finalement remboursée par virement avant la paie : bouton 💶 « Payé par virement » sur la ligne (la date du virement est notée).
• Intégrée : posé automatiquement au verrouillage de la paie ; la ligne n'est alors plus modifiable.

Astuce tutorat : « Enregistrer et dupliquer » garde le type, la date et le libellé pour saisir aussitôt la ligne du tuteur.

Import Excel : bouton « Importer Excel » → télécharger le modèle (listes déroulantes des collaborateurs et des types, nom affiché automatiquement), le remplir, puis le glisser-déposer dans la fenêtre. Un aperçu contrôle chaque ligne (collaborateur connu, type, date, champs obligatoires) ; seules les lignes valides sont importées, « à intégrer ». Une ligne identique à une particularité existante est ignorée : on peut redéposer le même fichier sans créer de doublons.

1. Nouvelle paie : le mois proposé est celui d'il y a 15 jours.
2. Import Flow : déposer Export_jtf_VACATAIRE.xlsx. La Liste se calcule (missions Flow + particularités). Les vacataires inconnus, sans matricule ou inactifs sont signalés : corrigez-les dans Collaborateurs (bouton « Créer » prérempli). Les frais de vacataires sans temps de travail sont listés à part : pour chaque ligne, « Reporter au mois suivant » (différée) ou « Virement hors paie » ; le verrouillage attend que tout soit arbitré.
3. Liste : détail de la paie, modifiable jusqu'au verrouillage (modifier, exclure, ajouter une ligne). Chaque retouche est tracée et réappliquée si la Liste est recalculée. Si des particularités sont saisies ou modifiées après le calcul, un bandeau propose de recalculer.
4. Export Nibelis : télécharger le CSV et le charger tel quel dans Nibelis. Le tableau des EVP donne par vacataire les frais divers, IK, acomptes et primes (acomptes et primes surlignés).
5. EVP avant saisie : exporter de Nibelis l'écran de saisie rapide (SAISIE_RAPIDE, avec les colonnes « Remb. frais divers » et « IK - indemnités kilométri ») et le déposer. Le tableau reprend l'ordre exact de l'écran Nibelis (lignes grises = salariés Nibelis sans EVP dans l'outil) avec les montants à saisir = existant + outil. Les boutons « Copier » copient une colonne entière pour la coller dans Nibelis ; un clic sur une case « à saisir » copie sa valeur, et la case passe en bleu clair pour repérer ce qui a déjà été saisi (mémorisé jusqu'à la fermeture de l'onglet du navigateur).
6. Contrôle après saisie : réexporter SAISIE_RAPIDE après la saisie et le déposer : chaque écart de frais ou d'IK est signalé. Si les écarts ont été corrigés directement dans Nibelis, le bouton « Modification effectuée » passe l'étape au vert sans nouvel import (validation tracée : qui, quand, nombre d'écarts au dernier contrôle).
7. Annexes : un PDF par intervenant.
8. Certificats : déposer l'export Nibelis multi-certificats (CertificatDeTravailVacataire….doc). L'outil le découpe, ajoute « N vacation(s) réalisée(s) entre le … et le … pour un total de H heures » (missions + 1 par formation ou tutorat) et produit un PDF par intervenant ayant du temps. Les certificats non rapprochés sont listés.
9. Verrouillage : fige la paie, marque les particularités « intégrées » et programme l'envoi des mails 2 h après (délai réglable). Tant qu'aucun mail n'est parti, un admin peut déverrouiller.

Depuis paie@spekty.fr, objet « Annexes - Paie SPEKTY – MM/AAAA », avec l'annexe et le certificat de travail en pièces jointes. Le texte se règle dans Paramètres (variables {prenom}, {nom}, {MM}, {AAAA}). Le suivi (programmé, envoyé, erreur, renvoyer) est dans l'étape Verrouillage.

Les paies faites sous Excel (depuis janvier 2025) sont reprises des classeurs « Data paie AAAA MM.xlsm » (admin : Paramètres → Reprise des paies historiques). Elles apparaissent dans Génération paie avec le statut Historique (Excel), en lecture seule (Liste et export Excel).

Le rapport Power BI « KPI internes » lit le détail de toutes les paies (historiques et préparées dans l'outil) via l'API /api/public/paie/lignes, avec un jeton créé par un admin (Paramétrage → Jetons API). L'e-mail des intervenants n'est pas transmis : un identifiant pseudonyme le remplace. Mode d'emploi côté Power BI : docs/POWERBI.md.

• Missions Flow : brut = temps × taux horaire brut, arrondi au centime par ligne ; frais = frais Flow ; IK = km retenus × barème.
• Particularités : taux brut ou SMIC selon le type ; « Remboursement frais » → frais divers ; types « mission » → 1 mission + frais forfaitaires ; acomptes et primes → EVP dédiés.
• Export Nibelis : un contrat par vacataire ayant du temps, taux = brut total ÷ heures (arrondi 2 déc.), dates de début/fin bornées au mois.
• Données sensibles : les certificats contiennent le n° de sécurité sociale ; le fichier Nibelis déposé n'est pas conservé, seuls les PDF le sont.